こんにちは。
複数の億規模プロジェクトで
PLやってるやまさんです！
会社で仕事としていると、人に仕事を
お願いする機会はありませんか？
そして、こんなことが
あるのではないしょうか。
こんな状況、後輩から相談されたときに
よく聞きます。
ボクも若手の頃、よく経験しました^^;
この記事ではバッファという考え方と
期限を守らせるための実践的な対策を
紹介したいと思います。
実践すれば、期限を守られないことへの
ストレスがグンと小さくなるので
記事を読んで、
ぜひ実践してみてくださいね！
Contents
仕事の期限を守るのはめちゃ難しい
そもそもの話ですが、期限を守って
仕事をするのはとても難しいです。
- 予想よりも作業が進まなくて
残業しなくてはいけない。 - 緊急性の高い問題が急に発生して
期限内にお願いされた仕事を
こなせなかった
などなど^^;
経験があるのではないでしょうか。
このような仕事に関わることでなくても、
カゼを引いてしまい仕事ができなかったり、
家族がいる人なら子どもが熱を
出してしまったなど、
仕事以外の理由で期限が
守れないこともありますよね。
期限を守れない人は実は毎回同じ人ではないでしょうか。
逆に言うと、期限を守る人は毎回期限何仕事をしてくれます。
期限を守って仕事をしてくれる人はとても貴重なので、そういう人は大切にするようにおすすめします。
お願いした仕事の期限は守られないものだと考える
仕事の期限を守ることはとても難しい、
という話をしました。
やまさんはたくさんのプロジェクトに
プロジェクトリーダとして
参加しています。
その経験から言うと、
仕事の期限は守られないものとして
認識すべきだと考えています。
そう思いますよね^^;
自分でも思います（笑）
でも、ここまでに説明した通り、
お願いした仕事の期限を守って
仕事をしてもらうのはめちゃ難しいです。
なら、
期限は守られないものして考える方が自然
ではないでしょうか。
特に自分がする仕事なら
自分が変わればいいだけの話ですが、
他人を変えるのは至難のワザです。
他人を変えるという
めちゃハードルが高い要件を考慮して
スケジュールを組むのは
非現実的ではないでしょうか。
とはいっても、当たり前ですが、
仕事には期限があります。
（当たり前すぎる…）
人に仕事をお願いしているということは
お願いした仕事のアプトプットを使って、
自分の仕事をするということ。
自分の仕事まで遅れてしまいますよね^^;
ここまで読んでもらって、
あきらめましょう！
なんてさすがに言えないです（笑）
ちゃんと対策を説明していきます！
ポイントだけ先に説明してしまうと、
お願いした仕事の期限と自分の仕事の期限は違うということです。
期限を守らない人には”本当の期限”を守らせる
対策の話をする前に、もう一度、
問題点をはっきりさせておきますね。
問題は人にお願いした仕事の期限が
守られないことではありません。
問題なのはお願いした仕事の結果を
使って仕事をするあなたの作業時間が
少なくなることではないでしょうか。
他人にお願いした仕事の期限が
守られないこと自体に問題はないんです。
問題は、ある作業が遅れると、
そのあとの作業の作業時間が短くなり、
全体としてどんどん遅れていくことです。
とういうことで、
解決策の基本方針は遅れを取り戻す期間を
設定することです。
具体的に説明していきますね！
前倒しした期限を伝える（スケジュールバッファの設定）
”バッファ”
この言葉を聞いたことありませんか？
ボクの部署ではこんな意味でよく使います。
ビジネス用語としてのバッファは「ゆとりがある」「余力がある」という意味で使う
https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/43605
1つ目の解決策はこの”バッファ”を
組み込んだ期限を相手に伝えるというもの。
この方法は上司、先輩、同僚など
能力があるけど、
期限を守れない人に有効です。
例えば、
月末が期限の作業を
お願いしたいとするとします。
ここで、仕事をお願いする相手に
”月末までにこの作業を終えてください”
こうお願いするのはNG（笑）
月末が期限なら月末より数日前を
期限にして作業をお願いします。
ときには1週間前を期限にすることも
ありますね。
つまり、
- 仕事をお願いする相手に伝える期限
→月末から数日前 - 本当の期限
→月末
こんな感じにします。
この”バッファ”期間を
どのくらい設定するかは
正直なところ、経験とセンスが問われます…
やまさんの場合はお願いする作業を
普通にやって5日かかるとすると、
1～2日ぐらいをバッファとして
設定してます。
なんで1～2日にしているかと言うと…
5日かかる作業は必死になれば、1～2日で
終わるケースが多いからです。
バッファは必ず巻き返しがきく期間以上を
設定する必要があります。
バッファを設定したけど、
結局間に合わない…
この状況は避けないといけません。
もちろん、仕事をお願いした相手が
”ちょっとこの作業間に合わなくて…”って
言ってきたときは
盛大に”恩”を売りましょう（笑）
仕方ないですね………。
なんとかするので明日の17：00までにお願いできますか？
こんな感じで、めちゃ頑張って
なんとかしてる感を出すのがコツ(笑)
お願いした作業がはやく帰ってくれば、
自分の作業に早く着手できるので
ウソではないはずです。
気にせず、ドンドン恩を売りましょう^^
なお、毎回同じように
期限延長をしていると相手も
こちらがバッファを持っていることに
気づいてしまいます。
なので、軽い作業のときは延長を
断ってしまうという手もあります。
相手が泣いちゃわない程度にして
あげてくださいね^^;
マイルストンを設定する
もう１つ”マイルストンを設定する”という
手法を紹介しておきますね^^
マイルストーンとは ～中略～ 作業の中間目標地点や節目のポイント地点のことを指します。
https://backlog.com/ja/blog/what-is-milestone-in-project-management/
プロジェクト管理で
よく使われる手法ですね。
仕事をお願いする上での使い方は
お願いする作業をいくつかのタスクに
分解しタスクごとに期限を設定します。
こうすることで、遅れを事前に
検知しやすくなります。
取返しのきかない遅れになる前に
なんとかしてもらうってことです。
この手法は作業をお願いする相手が
まだまだ能力的に未熟な若手や
長期間にわたって作業をする場合に
有効となります。
若手の場合、作業をお願いしたは
いいものの期限まで放置ということも
ありますからね^^;
チェックポイントを設定しておく
イメージです。
また、最初に設定したバッファ設定と
マイルストン設定の合わせ技という
方法もあります。
例えば、
Aという作業の期限が月末だとします。
さらにAという作業を
①、②、③という作業に分解し
マイルストンを設定したとします。
マイルストン設定だけだと、
①の作業 期限：20日
②の作業 期限：25日
③の作業 期限：月末
こうなりますよね。
バッファ設定＋マイルストン設定だと
こうなります。
①の作業 期限：18日
→本当の期限は20日
②の作業 期限：23日
→本当の期限は25日
③の作業 期限：27日
→本当の期限は月末
合わせ技だと、さらに遅れるリスクを
小さくできますね！
まとめ
この記事では以下のようなことを
解説しました。
- 期限を守ること自体がめちゃ難しい
- 期限は守られないのが普通だと考える
- ２つの対策で”本当の期限”を守らせる
①スケジュールバッファの設定
②マイルストンの設定
今回紹介した対策はボクが開発現場で
試行錯誤しながら
発見した”技”みたいなものです。
ようは開発現場で発生した
問題解決の一例なんですよね。
ネタバラしをすると、やまさんは
論理思考という考え方で
今回の対策を考えました。
今回ケースでいうと
①仕事をお願いする
②お願いした仕事の作業してもらう
③お願いした仕事の結果を提出してもらう
④提出結果を見て自分の仕事をする
⑤自分の仕事を終わらせる
こんな感じで全体を分解しました。
今回は上の③と⑤の期限は違うことに
注目して対策を打ったわけです。
ネタが分かれば、
簡単な話ではないでしょうか^^
問題解決ができるSEは珍しい存在。
開発現場にいれば、すごい重宝されるのに
あまり注目されないですよね^^;
一方で世間一般的に注目されるのは
ITスキルの高さ。
ITの勉強をしないSEはSEではない、
といった空気まで感じることがあります…
この「SEなのに勉強しない→失格」の
空気感について、ボクの考えを
こちらの記事でまとめてみました。
このブログでも人気の記事なので
興味のある方はぜひ読んでみてくださいね。
それでは！！
最後に（おまけ）
ボクは新人の頃、部署内でも有名なポンコツエンジニアでした^^;
プログラミングなど、ITに関するスキルが壊滅的だったのです。
ですが、今となっては社内で最短昇格を達成し、ボーナスも6回連続最高評価を達成しました。
こう言うと、なかなかの怪しさですよね（苦笑）
ということで、やまさんのエンジニア人生をプロフィールとしてまとめてみました。
ITスキル壊滅だったボクがどうやってエンジニアとしての活路を見つけたのか、気になる人は見てみてくださいね^^
プロフィールを読んでもらえれば察してもらえると思いますが、ボクはITスキル平凡な凡人SE。
めちゃくちゃプログラミングができるなど、特別なITスキルは持っていないです。
そのためか、昔は
- エンジニアになったはいいものの、IT技術に関して興味を持てない…
- 平凡なITスキルしかもってないのにエンジニアとしてやっていけるのだろうか…
- IT技術を身につけていくだけでエンジニアとして食べていけるのかな…
- 移り変わりの早いITの世界で永遠とIT技術の勉強を続けられる自信が…
このような悩みを抱えていました。
おかげさまで、プロフィールに書いたあるきっかけから↑のような悩みは解決してます。
ですが、実はバリバリのエンジニアの方でも「ITの勉強しない→エンジニア失格」という空気感にしんどさを感じてる人は多いみたいなんですよ…
というのも、「勉強しない→エンジニア失格」の空気感について、こちらの記事でまとめてみたところ、かなり人気なんですよね。
このブログの中でも人気の記事なので、気になった方は一度見てみてください^^
最後まで読んでいただきありがとうございました！！
